10 astuces pour une bonne collaboration à distance !

En 2020, des millions de salariés ont été mis au télétravail forcé, donc sans préparation. Beaucoup de salarié ont apprécié cette forme de travail pour les avantages qu’elle apporte sur la vie de famille, gain de productivité, réduction des dépenses ou l’organisation des loisirs. Autre avantage et non des moindres, une meilleure intégration de certains salariés handicapés qui peuvent mieux s’organiser en fonction de leur santé. Beaucoup d’avantages mais quelques contraintes que la formation aux outils digitaux permet de limiter.

SOLITUDE

Le principal risque du télétravail est le principal problème du télétravail. Certains ont plus de mal que d’autres à gérer cet isolement géographique.

Certains outils digitaux comme les réseaux sociaux d’entreprise ou encore de recourir plus régulièrement aux visioconférences atténue cet effet. Une bonne utilisation de ces outils permet de connaître de nouveaux collègues et des compétences insoupçonnées.

Une autre solution, quand c’est possible près de chez soi, c’est d’utiliser des espaces de coworking. Ces espaces en plus de proposer des bureaux vous permettent de disposer des espaces de vie communs.

GESTION DU TEMPS

Vous l’avez peut-être remarqué apostérioris, sans s’en rendre compte, on peut être hyperconnecté à son travail à cause de la multiplication des messages e-mail ou de groupes de travail. Ce phénomène peut être amplifié par l’envie de ne pas se faire oublier ou prouver qu’on est utile en produisant encore plus d’e-mail.

Pour limiter cet effet, une discipline individuelle et collective et nécessaire. Communiquer avec son manager ou ses collègues sur sa plage horaire journalière de travail et vos contraintes familiales est un premier pas. Utiliser votre droit à la déconnexion en apprenant à éteindre vos outils numériques ou en paramétrant vos différentes notifications sur smartphone ou PC.

SUIVI D’ACTIVITE

Le télétravail fait émarger une difficulté au niveau du management. Le suivi d’activité peut s’avérer compliqué. Le manager en plus d’avoir à vivre les changements de tous les salariés en isolement doit apprendre à gérer ses équipes.

Un outil de gestion visuel d’objectifs en ligne permet aux équipes de rapidement de voir ce que chaque membre a à faire. Il sera nécessaire de mener une réflexion en équipe pour définir de bonnes règles d’utilisation.

10 ASTUCES POUR UNE BONNE COLLABORATION A DISTANCE

Aménager un espace propice au travail. Dans l’idéal une pièce isolée, si ce n’est pas possible, dans la pièce de vie réserver un endroit qui ne servira qu’au télétravail.

• Rester en contact avec l’équipe en utilisant les outils de visioconférence ou le téléphone plutôt que l’envoi d’e-mail
• Se fixer des horaires de travail, en choisissant des horaires fixes. Cela veut dire fixer une heure de début et de fin mais aussi les pauses comme la pause déjeuner. Pour ce qui est des autres pauses, vous pouvez adopter le rythme d’une pause de cinq minutes toutes heures.
• Apprendre à planifier une semaine de travail en priorisant les différentes tâches. Pour vous aider, vous pouvez utiliser des to-do List digitales qui vous permettront de répartir les tâches sur une semaine.
• Apprendre à bien utiliser les outils collaboratifs en ligne et choisir les statuts adéquats. Par exemple, « ne pas déranger » si vous avez besoin d’être concentré, « disponible » si on peut vous appeler ou encore « en réunion ». L’idéal c’est d’avoir un outil synchronisé avec votre calendrier pour gagner en efficacité.
• Garder un contact régulier avec son manager grâce aux réunions en ligne.
• Utiliser une seule source de modification de fichier pour éviter les doublons c’est-à-dire ne pas avoir de fichiers qu’on modifie sur un ordinateur puis sur l’espace partagé en ligne.
• Prévoir un retour d’expérience pour pouvoir améliorer les méthodes.
• Bien utiliser les outils de communication pour éviter la surinformation. Par exemple, est-il nécessaire de toujours faire « répondre à tous » ?
• Utiliser un outil d’organisation de tâche en équipe pour suivre rapidement l’avancement des différents sujets