Faire un état des lieux de la maturité digitale de l’entreprise

Quand j’ai rencontré M. Robert, gérant d’une société de gestion immobilière composée d’une trentaine de collaborateurs, celui-ci souhaitait faire réaliser son site intranet, afin de fédérer les équipes et apporter des contenus métiers utiles aux différents services.

Je lui ai dit que bien sûr, je pouvais lui proposer en deux semaines une solution quasiment toute faite d’intranet  avec les fonctionnalités qu’il souhaitait et même d’autres outils gratuits du type outil collaboratif, chat partagé etc… mais, pour que ce futur site soit réellement un outil fédérateur, source de productivité, d’échange et d’intelligence collective, il fallait prendre le temps en amont d’identifier la maturité digitale de l’entreprise, sans quoi le projet serait un échec.

Au début, M. Robert pensait que je coupais les cheveux en quatre, pire, que j’essayais de lui vendre des jours inutiles de consulting, il voulait payer pour du concret, pas pour du conseil.

Alors je lui ai parlé de plusieurs aspects qui se cachaient derrière la mise en place d’un intranet, vecteur essentiel de la transformation digitale de son entreprise en interne. Voici quelques exemples de ces aspects abordés avec lui :

• Fédérer les collaborateurs sur un intranet, c’est leur proposer des contenus pertinents, utiles, et régulièrement actualisés : qui va produire ces contenus ? Y aura-t-il un comité de rédaction ? Les rédacteurs seront-ils formés à la production digitale ?
• Faire collaborer les personnes via des outils de partage suppose une formation au travail collaboratif, identifier les personnes clés qui manageront cette nouvelle façon de travailler, la mise en place de communautés de pratiques… Qui va opérer cette transformation managériale au-delà de la mise en place des outils ?
• L’aspect documentaire de l’intranet induit la mise en place d’une GED centralisant l’ensemble des documents et leur archivage actif. Qui va structurer l’architecture de l’information et proposer une organisation des contenus qui corresponde à l’histoire et aux process spécifiques de l’entreprise ?

Je vous fais grâce de la dizaine de questions supplémentaires que je lui ai posées. Il aurait été facile de signer un bon de commande pour mettre en place un enième outil dans son entreprise, qui serait utilisé uniquement par quelques geeks au sein des équipes et nécessitant une remise à plat d’ici quelques mois.

Tout cela pour dire que la transformation digitale, ce ne sont pas simplement des outils, des solutions techniques, mais c’est surtout une réflexion globale sur l’organisation de la structure, la culture spécifique de l’entreprise, la maturité des collaborateurs afin que personne ne soit laissé au bord de la route.

Cela suppose un diagnostic digital 360° qui prenne en compte les outils existants, la motivation du management, la prise en compte des besoins et des connaissances actuelles des collaborateurs, et un plan d’actions structuré afin de prioriser les actions liées à la mise en place de tout projet digital.